Quanto a expedição e o registro de diplomas de cursos superiores de graduação no âmbito do sistema federal de ensino

Destacamos aqui a PORTARIA Nº 1.095, DE 25 DE OUTUBRO DE 2018, que dispõe sobre a expedição e o registro de diplomas de cursos superiores de graduação no âmbito do sistema federal de ensino. E assim, tendo como referência a citada portaria, vale atentar-se para:

• O processo de registro de diploma deverá estar instruído, no mínimo, com os seguintes documentos:

I – Ofício ou documento equivalente de encaminhamento do diploma expedido à IES registradora, assinado pela autoridade responsável da IES expedidora; II – Termo de responsabilidade da autoridade competente para a expedição do diploma atestando a regularidade do diploma conferido ao aluno e dos atos de expedição; III – Cópia dos documentos de identidade civil do aluno diplomado; IV – Prova de conclusão do ensino médio ou equivalente; V – Histórico escolar do curso superior concluído; VI – Diploma a ser registrado; e VII – termo de responsabilidade da autoridade competente para o registro do diploma atestando a regularidade dos procedimentos realizados para o registro.

• A Portaria nº 1.095, de 25 de outubro de 2018, também deixa claro que a critério de cada IES registradora, a fim de garantir a autenticidade, segurança, validade e eficácia dos atos jurídicos de registro, poderão ser exigidos, entre outros, os seguintes documentos:

I – Prova da colação de grau; II – Comprovação de conclusão de estágio curricular; III – Guia de transferência ou documento que prove a transferência de ofício, quando for o caso; IV – Certidão de nascimento ou casamento; V – Número de inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas – CPF; VI – Título de eleitor; e VII – Ato de naturalização publicado no Diário Oficial da União – DOU.

Sendo que os termos de responsabilidade referidos nos incisos II e VII do caput (Comprovação de conclusão de estágio curricular e Ato de naturalização publicado no Diário Oficial da União) deverão ser assinados pela autoridade máxima da instituição de ensino superior ou por meio de seu representante legal mediante procuração específica ou por ato de delegação de poderes. Para fins de instrução processual, os códigos constantes da base de dados oficial de informações relativas aos cursos e às IES do Ministério da Educação deverão constar da identificação das instituições expedidoras e registradoras e dos respectivos cursos que constarão no diploma.

• Ainda destaca-se, por meio da Portaria nº 1.095, de 25 de outubro de 2018, que deverão constar do registro as seguintes informações:

I – Número do registro; II – Número do diploma; III – Número do processo; IV – Nome completo do diplomado; V – Data e local de nascimento; VI – Nacionalidade; VII – Cédula de identidade, indicando o órgão expedidor e a Unidade da Federação; VIII – Nome do curso; IX – Atos de autorização, de reconhecimento ou de renovação de reconhecimento do curso com a data de publicação no DOU; X – Data da conclusão do curso; XI – Data da colação de grau; XII – Data da expedição do diploma; XIII – Data do registro do diploma; XIV -Título ou grau conferido; XV – Nome da instituição de educação superior; XVI – Razão social da mantenedora da instituição de educação superior e respectivo número do Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas – CNPJ; XVII – Nome e número do CPF do responsável pelo registro ou, no caso de servidor público, o número da matrícula; e XVIII – Assinatura do dirigente máximo ou do responsável formalmente designado, com a indicação do ato de delegação respectivo.

No livro de registro, deverá ser reservado campo da observação, para o registro dos apostilamentos que ocorrerem. Poderão constar do livro de registro outras informações para identificação do diplomado, das IES e dos cursos, quando indispensáveis para a garantia da autenticidade, segurança, validade e eficácia dos atos jurídicos de registro, na forma do art. 12, § 1º.

• O diploma de curso de graduação deverá ser uniforme para todas as IES e apresentará os seguintes dados obrigatórios:

I – no anverso:

a) selo nacional; b) nome da IES expedidora; c) nome do curso; d) grau conferido; e) nome completo do diplomado; f) nacionalidade; g) número do documento de identidade oficial com indicação do órgão e Unidade da Federação de emissão; h) data e Unidade da Federação de nascimento; i) data de conclusão do curso; j) data da colação de grau; k) data da expedição do diploma; l) assinatura da autoridade máxima da IES expedidora; m) assinatura das demais autoridades da IES expedidora, quando previsto no regimento interno das IES; e n) local para assinatura do diplomado;

II – no verso:

a) nome da IES expedidora e razão social de sua mantenedora e respectivo número do CNPJ; b) número do ato autorizativo de credenciamento ou de recredenciamento da IES expedidora, com data, seção e página de sua publicação no DOU; c) número do ato autorizativo de reconhecimento ou de renovação de reconhecimento do curso, com a data de sua publicação no DOU ou, no caso de aplicação do art. 26, caput e § 1º, desta Portaria, o número do processo de reconhecimento ou renovação de reconhecimento e o dispositivo que autoriza a expedição e o registro do diploma; d) apostila de habilitações, averbações ou registro quando for o caso; e) nomes das autoridades expedidoras com a indicação do cargo, caso não estejam no anverso; e f) espaço próprio para aposição do registro do diploma, em que serão consignados: 1. número do ato autorizativo de credenciamento ou de recredenciamento da IES registradora, com data, seção e página de sua publicação no órgão de imprensa oficial da União, dos estados ou do Distrito Federal, conforme o caso; 2. ato que atribui a prerrogativa para registro de diplomas às faculdades previstas no art. 6º, com data, seção e página de sua publicação no DOU; e 3. nome e cargo da autoridade máxima da IES registradora ou de seu representante legal mediante procuração específica ou por ato de delegação de poderes, no caso de instituições públicas.

O formato e o modelo do histórico escolar serão de livre escolha das instituições de educação superior, devendo constar, no mínimo, os seguintes elementos:

I – Nome da instituição de educação superior com endereço completo; II – Nome completo do diplomado; III – nacionalidade; IV – Número do documento de identidade oficial com o órgão e estado emissor; V – Número de inscrição no CPF; VI – Data e Unidade da Federação de nascimento; VII – nome do curso e da habilitação, se for o caso; VIII – Ato autorizativo de credenciamento ou de recredenciamento da instituição de educação superior, constando o número, a data, a seção e a página de publicação no DOU; IX – Ato autorizativo de reconhecimento do curso ou renovação do reconhecimento do curso, constando o número, a data, a seção e a página de publicação no DOU ou no órgão de imprensa oficial dos estados ou do Distrito Federal, ou, no caso de aplicação do art. 26, caput e § 1º, desta Portaria, o número e-MEC do processo de reconhecimento ou renovação de reconhecimento e o dispositivo que autoriza a expedição e o registro do diploma; X – Data indicando o mês e o ano da realização do processo seletivo vestibular; XI – Relação das disciplinas cursadas, contendo período carga horária, notas ou conceitos, nomes dos docentes e titulação; XII – Carga horária total do curso em horas; XIII – Forma de ingresso e ano ou semestre de ingresso; XIV – Data da conclusão do curso, da colação de grau, da expedição do diploma e da expedição do histórico, no caso de histórico escolar final; e XV – Situação do aluno no Exame Nacional de Desempenho de Estudantes – ENADE.

As IES públicas e privadas que possuem prerrogativa para o registro dos diplomas por elas expedidos deverão publicar extrato das informações sobre o registro no DOU, no prazo máximo de trinta dias, contados da data do registro.

• O extrato de informações a ser publicado deverá conter, no mínimo, as seguintes informações:

I – Nome da mantenedora e da mantida; II – Número do CNPJ da mantenedora; III – Quantidade de diplomas registrados no período; IV – Intervalo dos números de registro dos diplomas; V – Identificação do número do livro de registro; e VI – Identificação do sítio eletrônico da IES no qual poderá ser consultada a relação de diplomas registrados.

As IES não universitárias, sem prerrogativa para o registro dos diplomas por elas expedidos, terão os seus diplomas registrados por universidades, por Institutos Federais de Educação, Ciência e Tecnologia ou por Centros Federais de Educação Tecnológica, na forma da legislação vigente, e deverão publicar o extrato de informações de que trata o § 1º no DOU, no prazo de trinta dias, contados da data de recebimento pela instituição de educação superior expedidora do diploma devidamente registrado. A responsabilidade pela publicação das informações sobre o registro do diploma no DOU recairá sobre a instituição de educação superior expedidora.

• As IES públicas e privadas deverão manter banco de informações de registro de diplomas a ser disponibilizado no sítio eletrônico da IES e, após realizado o devido registro, terão o prazo de trinta dias para incluir os seguintes dados para consulta pública:

I – Nome do aluno diplomado; II – Seis dígitos centrais do CPF do aluno diplomado; III – Nome e código e-MEC do curso superior; IV – Nome e código e-MEC da IES expedidora do diploma; V – Nome e código e-MEC da IES registradora do diploma; VI – Data de ingresso no curso; VII – Data de conclusão do curso; VIII – Data da expedição do diploma; IX – Data do registro do diploma; X – Identificação do número da expedição; XI – Identificação do número do registro; e XII – Data de publicação das informações do registro do diploma no DOU.

Por fim, aplicam-se subsidiariamente às disposições contidas na Portaria nº 1.095, de 25 de outubro de 2018, no que couber, a Portaria MEC nº 33, de 2 de agosto de 1978, publicada no DOU de 7 de agosto de 1978, página 12.431, documenta 214, página 642, e o Parecer CNE/CES nº 379/2004, aprovado em 8 de dezembro de 2004.